Szanowni Państwo,

w celu utrzymania możliwości świadczenia dla Państwa usług notarialnych, mając na uwadze obecną sytuację związaną z zagrożeniem epidemicznym, zdecydowałem o podjęciu działań profilaktycznych, mających na celu przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa Państwa oraz pracownic mojej Kancelarii.

Proszę o zastosowanie się do poniższych zasad, a także do instrukcji wydawanych na bieżąco przez obsługujący Państwa personel Kancelarii, gdyż w ten sposób wdrażane są komunikaty i zalecenia światowych i krajowych organizacji zdrowia:

1. Klienci, którzy po dniu 01 marca 2020 r. przybyli z obszarów podwyższonego ryzyka lub mieli kontakt z osobami podwyższonego ryzyka, proszeni są o poinformowanie o tym pracownic Kancelarii oraz przełożenie planowanej czynności notarialnej o minimum 14 dni od dnia przybycia lub spotkania;
2. Klienci, którzy zauważą u siebie objawy chorobowe (w szczególności podwyższona temperatura, kaszel, trudności w oddychaniu), proszeni są o poinformowanie o tym pracownic Kancelarii oraz przełożenie planowanej czynności notarialnej o minimum 21 dni od dnia dostrzeżenia objawów;
3. ograniczona zostaje obecność osób towarzyszących przy czynnościach notarialnych do absolutnego minimum, tj. wyłącznie do osób pomagających w poruszaniu się, tłumaczy, prawników oraz pośredników, i to wyłącznie w sytuacji, gdy ich obecność będzie niezbędna do dokonania czynności,
4. każdą wizytę w Kancelarii proszę rozpocząć od umycia lub dezynfekcji rąk – właściwe środki znajdują się w sekretariacie oraz toalecie w Kancelarii;
5. o ile będzie to możliwe, miejsca w gabinecie proszę zajmować przy zachowaniu odległości minimum 1,5 metra,
6. zarówno Klienci, jak i pracownicy Kancelarii mogą według własnego uznania używać maseczek ochronnych, przy czym na czas ustalania przez notariusza tożsamości stron czynności notarialnej konieczne jest ich zdjęcie z twarzy;
7. pracownice Kancelarii pracować będą w trybie rotacyjnym, częściowo wykonując swoje obowiązki z domu (praca zdalna w trybie home office), wobec czego częstym zjawiskiem będzie brak osobistej obecności pracownic w Kancelarii. Wiąże się to z pewnym opóźnieniem w reakcji na Państwa maile czy telefony, które jednakże będziemy starać się minimalizować;
8. do odwołania zawieszone zostaje bezpośrednie udzielanie informacji zarówno przez notariusza, jak i pracownice Kancelarii, za wyjątkiem pouczeń udzielanych w trakcie dokonywanych czynności notarialnych; możliwe jest, bez ograniczeń, prowadzenie spotkań w trybie zdalnym, tj. za pomocą narzędzi komunikacji na odległość (telefon, mail, WhatsApp, Messenger);
9. do odwołania zawieszone zostaje częstowanie Klientów napojami (kawa, herbata, woda); nie dotyczy to jedynie przypadków wyjątkowych (np. dzieci, osoby starsze);
10. wszystkie dokumenty konieczne do dokonania czynności notarialnych muszą zostać dostarczone w oryginale lub w postaci skanu przesłanego mailem albo poprzez powyższe komunikatory,
    na 1 dzień przed planowanym terminem czynności, aby dokonanie czynności przebiegło sprawnie
    i trwało jak najkrócej;
11. ograniczona zostaje dzienna ilość czynności notarialnych, w celu możliwości przeprowadzenia po każdym spotkaniu dokładnego przewietrzenia pomieszczeń Kancelarii oraz odkażenia stołów, klamek i materiałów piśmienniczych (o ile nie będą one użyte jednorazowo).

Pragnę zapewnić, że wszystkie pracownice otrzymały bardzo szczegółowe instrukcje dotyczące zachowania właściwego poziomu higieny i profilaktyki zdrowotnej oraz zalecenie niezwłocznego kontaktu z lekarzem, w przypadku dostrzeżenia u siebie jakichkolwiek objawów chorobowych.

Ze względu na fakt, że bezpieczeństwo stanowi w obecnej sytuacji nasz najwyższy priorytet, zarówno ja, jak i pracownice Kancelarii jesteśmy otwarci na wszelkie sugestie mające na celu poprawienie skuteczności działań w tym zakresie.

Będę Państwa na bieżąco informować w przypadku jakichkolwiek zmian obecnej sytuacji.

Dziękuję za wyrozumiałość i proszę o kontakt w przypadku jakichkolwiek pytań.

Z poważaniem

Daniel Folwarski – notariusz